Privacy statement Interexpress

Interexpress EPDM systemen (met KvK-nummer: 56200862) gevestigd te (8191 JP) Wapenveld aan het adres Vlijtweg 8b (hierna: Interexpress)  is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.

Interexpress houdt zich bezig met het vermarkten van dakdekkingsmaterialen en toebehoren, waarbij de nadruk met name ligt op de verkoop van EPDM-dakbedekking en toebehoren. Dit vermarkten geschiedt op basis van gesloten koopovereenkomsten. Om deze overeenkomsten te kunnen afhandelen, is het voor Interexpress noodzakelijk gegevens te verwerken.

Deze gegevens die worden verwerkt kunnen betrekking hebben op bestellingen en/of bedrijven, maar ook kan er sprake zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd. Het kan daarbij gaan om NAW-gegevens, bezorgadressen, e-mailadressen, telefoonnummers, bankrekeningnummers en betaalgegevens.

Zonder deze informatie kan de juiste orderinformatie niet worden gekoppeld aan de juiste klantaccount en contactinformatie, waardoor het voor Interexpress niet mogelijk is om de overeenkomsten op de juiste wijze na te komen.

Met betrekking tot marketingactiviteiten worden de programma’s Google Analytics en Google Adwords gebruikt. Ook via deze programma’s worden gegevens verwerkt. Dit ingevolge het gerechtvaardigd belang dat Interexpress heeft bij deze verwerking. Deze programma’s bieden Interexpress namelijk de mogelijkheid te onderzoeken hoe (potentiële) klanten kunnen worden aangesproken met bestaande of nieuwe producten.

Zonder het gebruik van deze programma’s is het voor Interexpress niet haalbaar om marktonderzoek te verrichten en bestaande en nieuwe klanten aan te spreken.

Wanneer verkrijgt Interexpress de (persoons-)gegevens

Interexpress verkrijgt deze gegevens wanneer er door een (nieuwe) relatie contact wordt gezocht, dit al dan niet via de website van Interexpress, en er door deze relatie gegevens worden verstrekt.

Waar nodig zullen deze gegevens door Interexpress worden verwerkt.

Google Analytics

Ten behoeve van marketingdoeleinden maakt Interexpress gebruik van Google Analytics en Google Adwords. Hiermee wordt het voor Interexpress mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen.

Met Google Analytics is het mogelijk om informatie als IP-adressen te verkrijgen die mogelijk kunnen leiden tot de identificatie van enig (natuurlijk) persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.

Hoelang worden (persoons-)gegevens door Interexpress bewaard

Ingevolge de fiscale wetgeving is Interexpress verplicht om gegevens gerelateerd aan orders gedurende 7 jaren te bewaren.

(Persoons-)gegevens die zijn verkregen met betrekking tot een bepaald klantaccount worden bij Interexpress bewaard tot het moment de klantrelatie expliciet door de klant wordt opgezegd c.q. beëindigd. Interexpress acht het voor een gerichte en op de klantwens afgestemde dienstverlening van belang deze gegevens voor deze termijn te bewaren. Na beëindiging van de klantrelatie zullen de (persoons-)gegevens binnen 12 maanden worden verwijderd uit de systemen van Interexpress of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.

Gegevens die zijn verkregen door het gebruik van Google Analytics en/of Google Adwords worden uiterlijk 50 maanden na ontvangst verwijderd. Interexpress stelt deze termijn als redelijk te zien, nu zij deze periode nodig heeft om gevolg te kunnen geven aan de uitkomst van het marktonderzoek en het productassortiment en het beleid daarop aan te passen.

(Persoons-)gegevens die niet van doen hebben met één van bovenstaande opties worden binnen 2 maanden na ontvangst verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.

Met wie deelt Interexpress de gegevens

Voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering is Interexpress ertoe gehouden derden in te schakelen.

M.b.t. de bedrijfsvoering

Door Interexpress wordt gebruik gemaakt van de diensten en producten van derden. Zo wordt naast het gebruik van een externe accountant, een partij ingeschakeld die diensten verleent op het gebied van hosting en onderhoud van de website. Intern maakt Interexpress daarbij gebruik van Office 365 en soortgelijke programma’s ten behoeve van de interne en externe correspondentie en planning.

Deze partijen hebben (in beperkte mate) toegang tot de gegevens van de relaties van Interexpress Met deze partijen gaat Interexpress een verwerkersovereenkomst aan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.

M.b.t. de dienstverlening

Met betrekking tot de dienstverlening vanuit Interexpress wordt regelmatig gebruik gemaakt van partijen die de afhandeling van overeenkomsten mede mogelijk maken.

Gedacht kan worden aan externe transporteurs die worden ingeschakeld voor het bezorgen van de orders. Aan deze partners worden de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor een goede afhandeling van de overeenkomst. Ook met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten aangegaan om de bescherming en het gebruik van relatiegegevens te regelen.

Andere derden

Zonder toestemming van de relatie van Interexpress worden er geen gegevens gedeeld met andere derden. Enige uitzondering hierop is het geval Interexpress hiertoe wordt verplicht op grond van een wettelijke bepaling.

Opslag in EER

De gegevens worden daarbij opgeslagen in de EU zodat het delen van de gegevens met een land buiten de EU niet noodzakelijk is. Uitzondering daarop zijn de gegevens die via Google worden opgeslagen op één van hun servers in een land buiten de EU. Hiervoor gaat Interexpress een verwerkersovereenkomst met Google aan.

Zonder dat Interexpress hiertoe verplicht wordt op grond van een wettelijke bepaling zullen gegevens verder niet gedeeld worden met (bedrijven gevestigd in) een land buiten de EU.